A sales csapat kedden részt vesz egy CRM-képzésen, de péntekre már elfelejtik, hogyan kell használni az új funkciót. Megállnak a munkával, YouTube-on keresnek útmutatókat, és közben csúszik minden határidő. Ismerős?
A szervezetben a tanulásra fordított idő gyakran úgy érződik, mint egy kényszerű megszakítás a „valódi” munkában. De mi lenne, ha a tanulás nem jelentene leállást? Mi lenne, ha közvetlenül ott és akkor történne, amikor szükség van rá, a munkafolyamat részeként? Pontosan ez az, amit a „Learning in the Flow of Work” (a munkafolyamatba ágyazott tanulás) jelent. Műhelyposztunkban megmutatjuk, miért hasznos ez a megközelítés, hogyan működik a gyakorlatban, és hogyan kezdhettek bele a bevezetésébe.
Mi a Learning in the Flow of Work?
Az alapötlet egyszerű
A munkafolyamatba ágyazott tanulás azt jelenti, hogy a tanulási lehetőségek közvetlenül ott jelennek meg, ahol a munkatársak éppen dolgoznak. Nem kell kilépni a munkafolyamatból, részt venni egy képzésen, visszatérni a feladataikhoz és reménykedni, hogy emlékeznek mindenre. Ehelyett: dolgoznak → szükségük van segítségre → gyors útmutatást kapnak → folytatják a munkát.
Honnan jön ez a megközelítés?
Josh Bersin, neves HR-szakértő 2018-ban alkotta meg ezt a kifejezést. Felismerte, hogy a hagyományos képzési módszerek nem igazán működnek a modern munkahelyen, ahol a tempó gyors, a figyelem korlátozott és az információ gyorsan változik.
Három kulcsjellemző
Néhány példa a gyakorlatból
Értékesítés: Egy értékesítő megtanul egy új CRM-funkciót anélkül, hogy külön képzési platformot kellene megnyitnia, minden információ a CRM-ben érhető el.
Ügyfélszolgálat: Egy munkatárs a kérésére gyors, rövid gyakorlati leírást kap közvetlenül a chatrendszerben arról, hogyan kezeljen egy ideges ügyfelet.
Projektmenedzsment: Egy projektmenedzser emlékeztető 5 perces videót nézhet meg az agilis módszertanról, amikor észreveszi, hogy a csapat lemaradt egy sprint céljáról.
Új belépő: Az új munkatárs súgógombokat és folyamatábrákat talál közvetlenül a szoftverben, amit éppen használni kezd.
Adaptív tanulás: oktatás személyre szabva
Az adaptív tanulási rendszerekkel a tanítási tartalmak és módszerek dinamikusan alkalmazkodhatnak a tanulók képességeihez, tempójához és igényeihez, ezzel elősegítve a tudás hatékonyabb elsajátítását. De mit is jelent ez pontosan, hogy működik, és milyen módszerek segítségével érdemes bevezetni?
Olvass tovább!Miért segít a Learning in the Flow of Work a munkatársaknak?
Amikor a válaszok kéznél vannak, csökken a nemtudás miatti szorongás. Azonnal alkalmazható a megtanult információ, így rögtön érzik az eredményt. A rövid, falatnyi tanulás sokkal kezelhetőbbnek tűnik, mint egy 8 órás képzési nap, a készségeket úgy fejleszthetik, hogy nem kell túlórázni vagy feláldozni a hétvégéket. A tanulás szerves része lesz a mindennapoknak, nem plusz teher.
Miért segít a Learning in the Flow of Work a szervezeteknek?
Jobb produktivitás: A munkatársak gyorsabban oldanak meg problémákat anélkül, hogy meg kellene állniuk képzést keresni.
Magasabb elkötelezettség: Ha támogatjátok őket a fejlődésükben, a munkatársak tovább maradnak a szervezetnél és jobban végzik a feladataikat.
Gyorsabb betanulás: Az új belépők hamarabb válnak produktívvá.
Valódi megtérülés: Ténylegesen mérhető, hogy a tanulás változtat-e a teljesítményen.
Költségmegtakarítás: Nem kell drága képzési napokat finanszírozni, azokat a költségeket máshova allokálhatjátok.
A munkafolyamatba ágyazott tanulás különösen jól működik gyorsan változó iparágakban, ahol az eszközök és folyamatok folyamatosan frissülnek. Elengedhetetlen a távoli és hibrid csapatok számára is, mert így a tanulás ott történik, ahol éppen dolgoznak.
Hogy működik a Learning in the Flow of Work a gyakorlatban?
Bite-sized learning használata
Mi ez? Rövid, fókuszált tanulási falatok.
Példák: 3 perces videók, gyors podcastok, interaktív kvízek, egyoldalas segédanyagok.
Miért működik? Belefér a természetes szünetekbe, egy koncepcióra fókuszál, nincs kontextusváltás.
Integráció a már használt eszközökbe
Mit jelent? A tanulás ott jelenik meg, ahol a munka zajlik (CRM, projektmenedzsment szoftver, email, Slack stb.).
Példa: Egy tooltip vagy egy beépített súgóvideó a szoftveretekben, ami elmagyarázza például egy kitöltendő mező jelentését.
Miért működik? Minimális extra erőfeszítés a tanulónak, nem kell új platformon navigálni.
Kollégáktól való tanulás és mentorálás
Mi ez? Tanulás a kollégáktól csapatülések, mentorálás, keresztfunkcionális programok révén.
Példa: Hetente egyszer „mit tanultunk ezen a héten?” beszélgetés vagy összepárosítás egy tapasztalt kollégával.
Miért működik? Tapasztalati tudás, érthető magyarázatok, emberi kapcsolat.
Munkasegédletek és gyors referencia útmutatók
Mi ez? Ellenőrzőlisták, folyamattérképek, a rendszerekbe épített súgógombok.
Példa: Egy egyoldalas útmutató a munkatárs asztalán egy ritkábban végzett folyamathoz.
Miért működik? Nem kell mindent megjegyezni, gyorsan utánanézhetnek a hiányzó információnak.
MI-alapú útmutatás (feltörekvő terület)
Mi ez? Okos rendszerek, amelyek akkor javasolnak tanulást, amikor észreveszik, hogy a munkatársnak szüksége lehet rá.
Példa: Egy MI-tutor, ami használat közben magyaráz el egy új szoftverfunkciót.
Miért működik? Személyre szabott, 24/7 elérhető, alkalmazkodik a tanulási tempóhoz.
A 4 perces elv: miért számít a hossz?
Josh Bersin kutatása kimutatta, hogy a munkavállalók naponta csak körülbelül 4 percet tudnak a tanulásra fordítani munkaidőben. Ez nem lustaság, egyszerűen elfoglaltak. A tanulásnak bele kell férnie ezekbe a rövid ablakokba.
A hagyományos képzés feltételezi, hogy van órákig tartó szabadidejük (pedig nincs). A munkafolyamatba ágyazott tanulás tiszteletben tartja a valóságot.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy érdemes:
- minden tartalmat úgy tervezni, hogy 3-5 perc alatt elvégezhető legyen.
- a hosszabb képzéseket (pl. 30-60 perces modulok) is felbontani tanulási falatokra, amelyeket a munkafolyamatba lehet beépíteni.
- a tanulási platformot úgy kialakítani, hogy 1-2 kattintással elérhető legyen a releváns segítség, ne igényeljen külön loginokat, keresgélést.
Hogyan kezdjetek bele a Learning in the Flow of Work beépítésébe?
A kihívások és nehézségek
„Túl elfoglaltak vagyunk hozzá”
A munkafolyamatba ágyazott tanulás bevezetése valóban előzetes tervezést igényel, de hosszú távon időt takarítotok meg vele a hagyományos képzési programokhoz képest.
„A rendszereink nem kommunikálnak egymással”
Egyes szervezetek szoftverei szétaprózottak és nem integrálhatók, de ez megoldható integrációra tervezett platformokkal (pl. e-learning rendszerek).
„A vezetők aggódnak a produktivitás csökkenése miatt”
Tarhatnak attól, hogy még a 4 perces tanulás is lassítja a munkát, de a kutatások azt mutatják, hogy a hosszú távú megtérülés messze meghaladja a rövid távú visszaesést.
„Honnan tudjuk, hogy működik?”
A hagyományos képzést is nehéz mérni, a munkafolyamatba ágyazott tanulás valójában jobb ebben: valós időben követhetitek a készségek alkalmazását és a teljesítménybeli változásokat.
Hogyan kezdjetek bele a bevezetésbe?
1. lépés: Mérjétek fel a jelenlegi munkafolyamatot!
- Hol akadnak el a munkatársak?
- Mely feladatok okozzák a legtöbb hibát?
- Hol kérnek leggyakrabban segítséget?
2. lépés: Kezdjétek kicsiben!
Ne változtassatok meg mindent egyszerre! Válasszatok egy munkafolyamatot (pl. új munkatársak betanulása vagy egy gyakori szoftverfolyamat)! Hozzatok létre 2-3 bite-sized elemet ehhez a munkafolyamathoz! Kezdjétek a legkönnyebben megvalósíthatóval! Teszteljétek először egy kis csoporttal!
- 1 db egyszerű, lépésről lépésre videó (max. 3-5 perc)
- 1 db checklist vagy folyamatábra (PDF vagy intranet-cikk)
- 1 db miniszituáció vagy interaktív példa, ha ügyfélkommunikációról van szó
Nem kell tökéletesre csiszolni, fontosabb, hogy gyorsan elinduljatok és utána iteráljatok a visszajelzések alapján.
3. lépés: Építsétek be a munkakörnyezetbe!
Néhány egyszerű módszer:
- Linkeljétek a videót és a checklistet a releváns képernyőre (pl. CRM mező magyarázatához)!
- Tegyétek be a linket a Teams/Slack csatorna pinnelt üzenetei közé!
- Hozzatok létre egy „Segítség, elakadtam!” gombot, ami mindig ugyanarra a gyűjtőoldalra visz!
4. lépés: Mérjetek és kérdezzetek!
- Mennyi időbe telik most a feladat a korábbiakhoz képest?
- Kevesebben kérnek segítséget?
- Csökkennek a hibák?
- Magabiztosabbnak érzik magukat a munkatársak?
A Learning in the Flow of Work a jövő?
Az L&D-világ abba az irányba halad, hogy a tanulás és a munka gyakorlatilag szétválaszthatatlan lesz: MI-rendszerek valós időben azonosítják majd a készséghiányokat, és automatikusan ajánlanak tanulási lehetőségeket a munkafolyamatban. Egyre jobban fogjátok tudni mérni, hogy egy-egy ilyen beavatkozás milyen konkrét üzleti eredményhez járul hozzá.
Azok a szervezetek, amelyek most kezdenek tudatosan építkezni ezen a területen, hamar versenyelőnyhöz jutnak: gyorsabban tudnak reagálni a piaci változásokra, és vonzóbbak lesznek a tanulni vágyó tehetségek számára.
Ha vezetőként, HR/L&D-szakemberként vagy szervezeti döntéshozóként olvasod ezt, érdemes úgy tekintened a Learning in the Flow of Work megközelítésre, mint egy szemléletváltásra. Nem az a cél, hogy a tanulók több kurzust végezzenek el, hanem az, hogy a munkájuk során gyakrabban sikerüljenek elsőre jól a dolgok, magabiztosabban döntsenek és közben kevésbé égjenek ki.
Ha csak egy dolgot jegyzel meg ebből, legyen ez: kevesebb hosszú tréning, több kicsi, jól időzített, kontextusba ágyazott támogatás, ott, ahol a munka történik. Ez munkafolyamatba ágyazott tanulás lényege.
Gyakori kérdések a Learning in the Flow of Work témájában
Mi a különbség a hagyományos képzés és a Learning in the Flow of Work között?
A hagyományos képzés egy elkülönülő esemény: a munkatárs leáll a munkával, részt vesz egy tréningen vagy tanfolyamon, majd visszatér a feladataihoz, remélve, hogy emlékezni fog mindenre. A munkafolyamatba ágyazott tanulás ezzel szemben folyamatos és kontextuális: a rövid, fókuszált tartalmak ott és akkor jelennek meg, ahol és amikor valóban szükség van rájuk. Így nem kell félbehagyni a munkát, és az információ azonnal alkalmazható.
Mi az a mikrolearning, és hogyan kapcsolódik a Learning in the Flow of Work témájához?
A mikrolearning rövid, jellemzően 2–10 perces tanulási tartalmakat jelent, például videókat, kvízeket, egyoldalas segédanyagokat vagy interaktív feladatokat. A munkafolyamatba ágyazott tanulás és a mikrolearning kéz a kézben járnak: a rövid formátum az, ami ténylegesen belefér a munkanapon belüli szűk tanulási ablakokba. Josh Bersin kutatása szerint a munkatársak naponta átlagosan mindössze 4 percet tudnak tanulásra fordítani munkaidőben, ehhez a mikrolearning az ideális megoldás.
Hogyan valósítható meg a Learning in the Flow of Work a gyakorlatban?
Több formában is megvalósítható. A leggyakoribb módszerek: a már használt szoftverekbe (CRM, projektmenedzsment eszköz, kommunikációs platform) integrált rövid videók, tooltipek vagy súgógombok; munkasegédletek és folyamattérképek, amelyeket a munkatársak egy gombnyomással elérnek; rendszeres, rövid peer learning alkalmak, ahol a csapat megosztja a legfrissebb tapasztalatait; valamint MI-alapú rendszerek, amelyek automatikusan javasolnak tanulási tartalmat, ha észlelik, hogy a munkatársnak segítségre lehet szüksége.
Csak a nagyvállalatok számára elérhető a Learning in the Flow of Work?
Nem, ez az egyik legjobb hír. A munkafolyamatba ágyazott tanulás kisebb szervezetek számára is elérhető és megvalósítható. Nem kell drága technológiai fejlesztés az induláshoz: egy egyoldalas munkasegédlet, egy rövid, belső videó vagy egy heti „mit tanultunk?” csapatbeszélgetés is a munkafolyamatba ágyazott tanulás része. Az első lépés mindig egy konkrét munkafolyamat azonosítása, ahol a legtöbb hiba vagy segítségkérés előfordul.
Segítségre van szükséged?
Ha szeretnétek hatékonyabbá tenni a szervezeti tanulást és bevezetni a munkafolyamatba ágyazott tanulást, de bizonytalanok vagytok, merrefelé induljatok, keressetek minket, és segítünk kiválasztani a legjobb megoldásokat! Amennyiben korlátozottak az erre fordítható erőforrásaitok, javasoljuk, hogy mindenképp vegyétek fel velünk a kapcsolatot – szakértői segítséggel ugyanis rengeteg munka és költség megtakarítható!
Ha hasznos volt ez az írás, kövess minket Facebookon vagy Linkedinen, hogy értesülj a legújabb cikkekről!
Illetve fordulj hozzánk bizalommal az alábbi elérhetőségek valamelyikén! ⬇️
Kik vagyunk?
Digitális oktatási szakértők és szoftverfejlesztők, akik követik a trendeket és innovatív megoldásokat kínálunk az általunk készített tananyagokban és rendszerekben. Már X éve foglalkozunk digitális képzésekkel, komplex e-learning tananyagok készítésével és rendszerek bevezetésével.
A Klippe Learning csapata elkészíti számodra azt a digitális oktatási és tanulási megoldást, amit megálmodtál – vagy megálmodjuk helyetted, ha nem tudod, hogy pontosan mire van szükséged. Saját tartalom, kreatív és motiváló módszerek, hozzád alakított platform.
Hol érsz el minket?
Ha szeretnél többet megtudni egyedi tananyagainkról, az e-learning rendszerekről, a képzéseinkről, vagy árajánlatot kérnél, vedd fel velünk a kapcsolatot:
írj nekünk a jobb oldali űrlapon keresztül!
vagy hívj fel minket:
vagy írj email-t: